Online vergaderen in je onderneming; lukt dat wel?
Online vergaderen in je onderneming; lukt het goed om samen te werken via de online mogelijkheden? Was dat wat je wilde toen je voor jezelf begon? Hoe pak je een online vergadering aan? Hoe sta je zelf tegenover online overleg? Wat kan wel en wat kan niet? Op welke manier zorg je dat online vergadering niet teveel tijd kost? Allemaal vragen die in dit artikel behandeld worden.
Vanuit je eigen huis ondernemen is goed te leren. Balans vinden tussen je werk en je privé-leven is ook voor jou bereikbaar. Hoe? Bekijk het coachingsprogramma van Werk & Vrijheid.
We merken dat er in tijden van stress en thuiswerken heel wat problemen op ons af komen die we nog nooit eerder hadden zien aankomen. De vraag is nu: Online vergaderen in je onderneming: hoe ga je daarmee om als ondernemer? Misschien ben je een bellende ondernemer, zo één die de hele dag aan de lijn hangt. In dat geval kan het zijn dat er niet veel verschillen zijn met je dagelijks werk. Daarvoor is het noodzakelijk dat je al eerder op de hoogte was van de mogelijkheden die er waren, maar nu meer gebruikt worden.
Lees ook: Wat is een goede manier om op veranderingen te reageren als ondernemer?
Was dat wat je wilde toen je voor jezelf begon?
Toen je als ondernemer voor het eerst voor je zag wat je wilde, had je niet gedacht dat er een tijd zou komen dat je alleen maar op afstand zou kunnen aansturen. Online vergaderen in je onderneming leek een ver van je bed-show. Je merkte misschien dat het niet meeviel in het begin. Vooral communiceren zonder dat je alle non-verbale signalen kon waarnemen, uitstralen of begrijpen bleek best een uitdaging te zijn. Aansturing en overleg op afstand is nu even een zeer groot onderdeel. Het zal nooit meer helemaal uit je onderneming verdwijnen. Als je dus voor jezelf tot de conclusie komt dat je niks hebt met het niet live communiceren; dan kon het weleens lastig worden. Want wie zegt dat we niet ooit nog een keer in zoiets terecht komen?
Lees ook: Weet je dit van jezelf: Waarom ben je ondernemer?
Welke mogelijkheden zijn er?
Heb je de keuze voor een andere manier? Er zijn een paar keuzes.
- In de buitenlucht
- Telefonisch
- Videobellen
Lees ook: Ondernemer: Ben je goed in keuzes maken?
1. In de buitenlucht
Op dit moment kan coaching, en dus ook één op één overleg nog met anderhalve meter afstand. Waarom zou je persoonlijke gevoelige gesprekken niet op die manier aanpakken? Even los van de openheid die een wandeling biedt, geeft frisse lucht vaak een breder perspectief of wat je te doen staat. Je kunt een iets minder strakke agenda gebruiken, omdat je niet echt met een notulist werkt, maar de mogelijkheden om meer diepgang te vinden in de onderwerpen is weer wel groter.
Lees ook: Welke alternatieven voor contact houden heb je als ondernemer?
2. Telefonisch
Bellen werkt goed als je de ander goed kent, dat maakt dat je gemakkelijker trouwens ook prima buiten als je wilt staan of lopen, vaak denk je dan beter na en kom je serieuzer over. Dat zou ook voor de ander kunnen gelden, je medewerkers hieraan helpen herinneren kan ervoor zorgen dat je een beetje beweging hebt (een korte wandeling of even op je balkon of achtertuin wat buitenlucht inademen). Een pittig gesprek? Doe dat vooral staand of lopend. Let goed op dat je mond dichtbij de microfoon zit, dat geeft je stem meer inhoud. Probeer je gezicht mee te laten doen; ben je blij? glimlach. Betrokken? Kijk meelevend, dat verschil kunnen we horen. Op deze manier kun je het maximale gebruiken dat je te bieden hebt tijdens je gesprek.
Lees ook: Bellen met je klant, hoe doe je dat slim?
3. Videobellen
Videobellen biedt veel mogelijkheden voor online vergaderen in je onderneming. We gaan hier niet volledig op alle mogelijkheden in. Er zijn heel wat verschillende programma’s die je gebruiken kunt. Ze hebben allemaal verschillende voordelen. De grote techbedrijven ( Google, Microsoft, Facebook en Apple) hebben ze als onderdeel van hun businesspakketten. Daarnaast zijn er alternatieven die ook veelgebruikt worden zoals Zoom. Er zijn ook een aantal onmogelijkheden als je elkaar niet rechtstreeks kunt benaderen, die aanvaarden is wel een voorwaarde voor een positieve actieve bijeenkomst.
Lees ook: Hoe zorg je dat je zelf effectief werkt als ondernemer?
Voorwaarden zijn ook hier dat je de ander goed moet observeren, wanneer wil de ander reageren op wat je zegt? Zit er vertraging in de beeldoverdracht? Check net iets vaker of je boodschap volledig is overgekomen. Als je de ander niet goed kunt zien of horen, probeer dit dan al aan het begin van het gesprek duidelijk te maken, het werkt storend als dit iemands deelname beïnvloedt. Soms valt de ontvangst even weg, dat gebeurt nu eenmaal, zeker op piekmomenten wil dit nog wel eens voorkomen, zonder dat daar iemand schuld aan is.
Lees ook: Hoe zorg je dat je niet te weinig aandacht hebt voor anderen als ondernemer?
Online vergaderen in je onderneming: Hoe pak je dat aan?
Tijdens een online vergaderen in je onderneming zijn er verschillende manieren van verstoring die kunnen plaatsvinden. Dat zijn weer andere manieren dan bij een live vergadering, maar daar zijn we meer aan gewend. Het heeft zeker nut om kort te inventariseren hoe iedereen “erin zit”voor je begint, dus een aanlooptijd nemen vóór aanvang van je vergadering heeft zeker nut. Komt iemand te laat? Bedenk van tevoren hoe je hiermee om gaat, dit kan net zo storend zijn als wanneer dit tijdens een gewone vergadering gebeurt.
Lees ook: Hoe zorg je dat je aanpak klopt als ondernemer?
Wil je dat personen voorbereid zijn of wil je een spontane open bijeenkomst houden? Je keuze hierin heeft ook nogal wat invloed op je keuzes vooraf aan je bijeenkomst. Wil je dat mensen goed voorbereid zijn vermeld dat dan in de uitnodiging en beschrijf helder wat je van ze verwacht voordat je begint. Dit zal de vergaderingen effectiever maken, ze zullen daardoor minder tijd kosten. Het gevolg voor online vergaderen in je onderneming is, dat het je helpt om hierin voorop te lopen en je kracht te laten zien onder moeilijke omstandigheden.
Lees ook: Hoe zorg je dat je niet te onrustig wordt als ondernemer?
Hoe sta je zelf tegenover online overleg?
De meest belangrijke vraag om aan jezelf te stellen is de volgende: Online vergaderen in je onderneming, hoe sta je er zelf tegenover? Zie je het als een mogelijkheid of als een bedreiging? Denk je dat je de middelen naar je hand kunt zetten, of heb je het idee dat je slachtoffer bent van de huidige situatie? In tijden van stress vallen we vaak terug op ons voorkeursgedrag. Dat geldt zeker voor je communicatie. Je kunt het zien als je nu gaat winkelen in de supermarkt (live wel te verstaan 😉 ). Brutale mensen worden brutaler, voorzichtige mensen voorzichtiger. Vóórdat je dus je medewerkers helpt met online bijeenkomsten help je eerst jezelf om er achter te kunnen staan.
Lees ook: Hoe zorg je dat je niet teveel controle wilt houden als ondernemer?
Wat kan wel en wat kan niet?
Er is sowieso één belangrijk aspect dat we geleerd hebben: Het nieuwe werken (werken op afstand en aansturen op afstand) kunnen we niet meer ontlopen. Heel leerzaam om te merken dat sommigen van je werknemers heel goed functioneren in een sterk veranderde omgeving en dat anderen juist moeite hebben om te blijven presteren. Het zoeken van evenwicht vindt bij ieder van ons in een ander tempo plaats.
Lees ook: Op welke manier gebruik je communicatie als ondernemer?
Wat niet kan
Je kunt niet exact kopiëren hoe je samenwerkte toen je nog iedereen bij je buro kon laten komen. Je kunt niet 24/7 monitoren wat iemand doet ( je kunt schermtijd misschien monitoren maar is dat wat je wilt?). Het maken van afspraken moet meer op basis van output worden gedaan, want aanwezigheid is geen meetpunt meer. Je zult iemand niet geloofwaardig overtuigen kunnen van online werken, als je het zelf waardeloos vindt. Er zullen soms kleinere of grotere aanpassingen nodig zijn om iedereen te kunnen bereiken en raken.
Lees ook: Hoe kom je niet alleen te staan als ondernemer?
Impact maken
Zo was er Herman, die hiermee worstelde, als je iemand live ziet kun je iemands non-verbale gedrag ook veel beter duiden en je eigen communicatie is veel uitgebreider, vond hij. Daarom bood hij wel aan om bijvoorbeeld onlinegesprekken te doen, maar hij vond het helemaal niet erg als medewerkers daar niet voor kozen. Wat Herman onderschatte was wat de invloed was van zijn warme stem, maar ook de credits die hij door zijn ervaring en kennis had opgebouwd bij zijn medewerkers. Toen hij hier meer gebruik van ging maken, merkte hij dat hij wel degelijk heel veel kon bereiken. Hij zag dat zijn eigen onzekerheid zijn bereik beïnvloedde.
Lees ook: Wat is de beste manier om impact te maken als ondernemer?
Communicatievoorkeur
Onze communicatievoorkeuren gaan over wat je zegt (= je woordgebruik, ongeveer 7% van je communicatie), over je intonatie (= hoe je het zegt, ongeveer 38% van je communicatie) en over de signalen die je geeft (= gebaren, oogcontact, houding e.d., ongeveer 55% van je communicatie) (Bron: Wikipedia: Onderzoek Albert Mehrabian). Daaruit zou je de conclusie kunnen trekken dat je live dus veel beter een boodschap kunt versterken, of neerzetten dan wanneer je iemand online ontmoet en dat klopt gedeeltelijk, want het zegt alleen iets over je persoonlijke voorkeur als je impact wilt maken. Wat het met de ander doet is hier niet volledig afhankelijk van. Het advies aan Herman was dus, ga ermee experimenteren en kijk wat er wel mogelijk is.
Lees ook: Ondernemer: hoe werk je niet teveel in je eigen bedrijf?
Op welke manier zorg je dat online vergadering niet teveel tijd kost?
Online vergaderen in je onderneming goed laten slagen? Zorg dan dat mensen goed voorbereid zijn en vermeld dat dan in de uitnodiging en beschrijf helder wat je van ze verwacht voordat je begint. Dit zal de vergaderingen effectiever maken, ze zullen daardoor minder tijd kosten. Als iemand zich niet goed heeft voorbereid en daardoor extra tijd gebruikt van de andere medewerkers, dan zal dit eerder dan normaal tot reacties leiden, vaak hebben we live meer begrip onderling dan bij vergaderen op afstand. Bedenk dan ook gelijk na afloop wat je ermee doet als een medewerker zich slecht voorbereidt.
Lees ook: Hoe zorg je dat je niet teveel tijd verliest als ondernemer?
Grotere rol
Je zou iemand juist een grotere rol kunnen geven, zodat iemand zich niet verstoppen kan tijdens een bijeenkomst.Als iemand zich medeverantwoordelijk voelt voor de output van de bijeenkomst vergroot dat altijd de betrokkenheid.
Wegkijken, een minder actieve zithouding en weinig input kunnen een indicatie vormen dat iemand minder betrokken is. Maar ook verbaal kan iemand aangeven een bepaald onderwerp minder belangrijk te vinden. Het is dus vooral de moeite waard om scherp in de gaten te houden hoe iedereen “in de wedstrijd zit”.
Lees ook: Hoe zorg je dat je taken delegeert als ondernemer?
Conclusie
Als je de presentator, organisator en beheerder bent van een onlinemeeting, kun je in het begin het gevoel hebben dat je tijdens een bijeenkomst ogen en oren overal nodig hebt. Dat zou het gevoel van controleverlies kunnen versterken. Als je iemand bent die snel afgeleid kan worden door details dan heeft dit meer invloed dan wanneer je elkaar live ontmoeten kunt. Als je een wat introverte persoon bent kun je het idee krijgen dat je jezelf veel meer stevig neer moet zetten. In de praktijk blijkt het volgende: Er gaat niets boven authenticiteit! Wees jezelf, durf je kwetsbaarheid te tonen en wees uitgesproken in het geven van complimenten. Sla niet door in grondige voorbereiding, medewerkers aanvaarden dat iets weleens even iets minder soepel gaat. Online vergaderen in je onderneming biedt dus absoluut mogelijkheden als live ontmoeten niet mogelijk is.
Lees ook: Hoe zorg je dat je niet teveel ballen in de lucht wilt houden tijdens een bijeenkomst?
Wil je als rasechte ondernemer liever live aansturen, maar kost het moeite om dingen los te laten? Blijf je je geregeld druk maken over de productiviteit van je werknemers nu je ze niet live treft? Zie je ondernemers om je heen daar geen last van hebben? Wil jij ook niet meer gebukt gaan onder je bedrijf? Plan een kennismaking met Werk & Vrijheid in en ontdek hoe jij ook genieten kunt van je leven zonder je te druk te maken als ondernemer.
Bij Werk & Vrijheid helpen we succesvolle ondernemers om hun werk in minder tijd en met minder stress uit te voeren en zo meer balans in hun leven te hebben. De mogelijkheden die je vanuit Werk en Vrijheid krijgt om 25 uur te werken en toch een minimaal gelijke omzet te behouden:
