Effectief worden. Het slim aanpakken. Je tijd goed indelen. Vooral voor ondernemers is dat een grote uitdaging. Het draagt voor een groot deel bij aan het succes van je onderneming. Maar hoe doe je dat eigenlijk? Wat is het precies? We geven je de beste 4 tips voor effectiviteit.
Lees ook: 7 Gewoonten van succesvolle ondernemers
Time-management
Heel wat ondernemers hebben weleens een timemanagement-training gehad. Daar wordt vaak de effectiviteitsmatrix van Eisenhower, of de Eisenhowermatrix gebruikt. Ondernemen is veel meer dan alleen maar agendabeheer. Het draait meer om of je effectief bent dan om je efficiëntie. Hoe zet je dit nou in op je eigen werkdag? Daarvoor bepaal je voor jezelf wat je eigen effectiviteit versterkt.Wat voor de één werkt hoeft voor de ander niet te helpen.
Lees ook: Tijdnood bij ondernemers: de belangrijkste oorzaken van tijdverlies
Effectief versus efficiënt
Misschien werk je al heel efficiënt en vlot. Maar ben je ook effectief? Niet perse. Dat is niet hetzelfde. Efficiency gaat over hoe je de dingen slim aanpakt. Effectiviteit gaat over het resultaat dat je behaalt met de werkzaamheden. Veel ondernemers pakken hun zaken efficiënt aan, mede door de ervaring die ze hebben opgedaan in hun vak. Maar of ze zich ook richten op de werkzaamheden en de klanten die hun effect het grootste maken? Nou nee lang niet altijd helaas. Welke van de twee levert nou de meeste tijdswinst op?
Effectief zijn is waar het om draait
Voorbeeld: Stel, je probeert een dagdeel klanten te werven en hebt een mooi lijstje gemaakt om er een aantal te bellen. Je hebt hun nummers bij elkaar gescharreld en kunt er zo 10 achter elkaar opbellen om te vertellen over je dienstverlening of over je product. Dat klinkt goed he? Goed voorbereid. Maar nou blijkt achteraf dat de prospects die je belt allemaal in surseance van betaling zitten. Was het dan efficiënt? JA, want je had die tien niet sneller kunnen bereiken. Was het effectief? NEE. Want ze waren geen van allen in de gelegenheid om je product te kopen, dus je was nul effectief.
Als je erop terugkijkt herken je vast wel momenten zoals hierboven.. Misschien wel vaker dan je lief is. Hoe voorkom je dat? De grootste valkuil is het niet kunnen herkennen wat het verschil is tussen urgent en belangrijk. Daar gaat veel tijd verloren, vooral als je je laat aansturen door je klanten. Is dat jouw situatie? Dan ben je waarschijnlijk meer stuurman dan kapitein binnen je eigen bedrijf en is het niet zo vreemd dat je minder effectief bent.
Urgent versus belangrijk
Generaal Eisenhower zij ooit al: “Belangrijke dingen zijn zelden urgent en urgente dingen zelden belangrijk”. Inmiddels lijkt dat wel omgedraaid. Tenminste dat willen we elkaar soms graag laten geloven. Alles wat urgent is, is voor ons belangrijk? Dat lijkt wel zo, ik merk vaak dat ondernemers en werknemers maar heel lastig kunnen onderscheiden of iets echt belangrijk is, op het moment dat er druk uitgeoefend wordt.
Vragen
Wie laat je bepalen of iets belangrijk is? Bepaal jij dat? Of degene die je om iets vraagt? Hoe reageer je als iets voor jou minder belangrijk is, maar voor de vraagsteller wel van belang is? Hoeveel tijd van je werkdag probeer je met niet urgent werk te vullen? Wat zijn de voordelen van belangrijke dingen in rust te kunnen doen? Hoe wordt je optimaal effectief? Allemaal vragen waar we in deze blog op in gaan.
Effectiever worden als ondernemer?
Heb je van alles al geprobeerd maar blijft de tijd in je inhalen?
Plan hier je adviesgesprek
4 Kwadranten:
Voordat je dag begint kun je al nadenken over welke werkzaamheden in welk kwadrant horen
I Belangrijk En urgent II Belangrijk Niet urgent
III Niet belangrijk wel urgent IV Niet belangrijk niet urgent
I Belangrijk En urgent
Wat zowel belangrijk als urgent is geef je voorrang, dat werkt het snelste. Hier zit je belangrijkste winstpunt om te behalen. Eigenlijk zijn dat er zelfs twee. 1. Dat je bepaalt dat je wat belangrijk en urgent is eerst doet en 2. Dat je het onderscheid goed kunt maken tussen wat wel en wat niet urgent is. Super effectief!
Belangrijk
Om op de eerste in te gaan: Als je je werk goed indeelt kan er bijna altijd wel iets tussendoor. Maar let op! Laat alleen belangrijke dingen tussendoor komen. E-mails, whatsappjes en telefonische informatievragen horen daar meestal niet bij, tenzij dat het verschil maakt tussen wel of geen opdracht binnenhalen. Naarmate je merkt dat het meestal met die berichtjes niet zo’n vaart loopt zul je er meer vertrouwen in krijgen om belangrijke dingen op door jou gekozen tijden af te handelen en ze niet als dringend te laten opleggen. Dit vereist oefening. Een deel van je succes als ondernemer heeft vast te maken met het vlot en alert reageren op allerlei verzoekjes. Als je het drukker krijgt zul je hier zelf meer sturing in moeten aanbrengen. Waarom is dat zo belangrijk? Omdat je anders overspoeld wordt door wart er elke dag op je af komt.
Nadelen
Wat zijn de negatieve gevolgen van taken uitvoeren die haast hebben en belangrijk zijn? Ze leveren meer stress op. Als je je gehaast voelt is de kans groter dat je minder goede kwaliteit gaat leveren (lees maar eens een te haastig verstuurd whatsappje). Nog een belangrijk onderdeel van je stress: Achteraf kom je er soms achter dat iets wat er tussen kwam helemaal niet zo belangrijk was of niet zoveel haast had als dat jou verteld was. Daar voel je je dan achteraf best gefrustreerd over, zo kan ik me voorstellen. Helemaal als je weet dat je dat had kunnen voorkomen door zelf meer te bepalen wanneer en waar je op reageert. Succesvolle ondernemers nemen hier meer de leiding in. Daarmee kunnen ze de stroom kanaliseren van aanhoudende informatie die op hen afkomen.
II Belangrijk Niet urgent
Dit is het kwadrant waar je het fijnste werkt. Je merkt dat je dingen doet die er toe doen. Je laat je niet te veel afleiden en kunt lekker doorwerken. Achteraf gezien geeft het werken aan belangrijke zaken zonder urgentie of tijdsdruk de meeste voldoening achteraf. Je kunt je things-to-do lijst, als je daarmee werkt, ook in tweeën delen. Korte en lange termijn klussen hebben dan hun eigen prioriteit. Je zult zien dat de waan van de dag je niet regeert de hele tijd. De zaken die je voor elkaar krijgt gaan je helpen om op langere termijn succesvoller te worden in kortere tijd, een dubbele win-winsituatie. Als het je lukt om meer en meer dit soort momenten voor jezelf te creëren ( alle begin is lastig)
Succes
Succesvolle ondernemers slagen er goed in hun tempo niet door hun klant te laten bepalen, terwijl ze die klant toch laten merken dat de aandacht op hen gericht is. Dat kun je als ondernemer doen door de tijd voor de klant te nemen. Daarmee kun je echt effectief zijn. Dat lukt je beter als je niet geleefd wordt door afleidingsfactoren. Hier doe je het werk dat er echt toe doet! Als het je lukt om echt de tijd te nemen voor de wens van je klant, is het minder relevant dat de klant daar soms even op moet wachten. Een klant die heier niet op wil wachten is misschien niet de klant die je jezelf wenst.
III Niet belangrijk wel urgent
Als je werkt vanuit de gedachte dat je volop openstaat voor een input van een ander in het bepalen van je werkzaamheden, dan ligt hier je grootste uitdaging. Werkzaamheden die voor een ander belangrijk zijn, maar die voor jezelf minder te betekenen hebben leveren je waardering op van een ander. Je bent waarschijnlijk bereidt hen te helpen en voor ze klaar te staan. Het kan goed zijn dat je vlot reageert en je hulp aanbiedt bij hun uitdagingen. Dat ze blij met je reactie zijn versterkt je gevoel van eigenwaarde en tevredenheid. Er is één maar: Werk dat voor jou belangrijk is laat je hiervoor misschien wel liggen. Dit nadeel is zo groot dat je er soms zelfs last van hebt.
Continu afgeleid door mobiele telefoon
Een voorbeeld: Jan had een succesvol bedrijf als zzp-er. Hij had een trouwe klantenkring en hij was graag gezien vanwege zijn servicegerichte mentaliteit. De laatste jaren merkte Jan dat hij vaak moe was, en niet erg opschoot met zijn werkzaamheden. Het kostte hem steeds meer moeite om zijn werk af te krijgen en op meerdere plekken liepen zijn achterstanden op. Dit frustreerde hem. Hoe hij werkte? “Tijdens mijn werk had ik continu mijn mobiele telefoon aanstaan. Als er een oproepje binnenkwam liet ik mijn werk uit mijn handen vallen en stond ik degene te woord die me belde. Vaak moest ik dan aan het eind van de dag nog veel werk afronden.
Werkzaamheden doorschuiven
Het gebeurde ook steeds vaker dat hij werk moest doorschuiven naar de volgende dag. Soms schoof hij werk weleens een keer of 10 achter elkaar door. Facturatie bijvoorbeeld kwam vaak als laatste aan bod. Jan’s probleem? Hij wilde a la minute reageren op iedere vraag van zijn klanten en dat had grote impact op zijn werk. Uiteindelijk was een grondige verandering van zijn werkwijze nodig om zijn werk weer in de daarvoor gestelde tijd te kunnen doen. Pas toen lukte het hem om effectief te worden.
IV Niet belangrijk en niet urgent
Er is een verschil tussen een belangrijke klantvraag en een minder belangrijke en dit is wat veel ondernemers lastig te onderscheiden vinden. Want wanneer is iets belangrijk en wanneer niet? Dat een klant belt en
haast heeft, maakt een vraag niet direct belangrijk. Belangrijke vragen gaan over je primaire proces als ondernemer en leiden tot directe klantentrouw, een sterkere klantrelatie of extra omzet. Als een vraag slechts ter informatie is, of gericht op het aanvullen van missende gegevens bij de klant zelf, of als de vragen puur uit gemak van de klant voortkomen kan deze vraag het beste worden gedelegeerd, of heeft het nut om het aantal vragen hiervoor zo klein mogelijk te maken, bijvoorbeeld door FAQ’s aan te maken. Het kan ook zijn dat je werk uit wilt besteden dat niet tot je kern hoort, omdat je daar vaal veel tijd kunt winnen.
IV Niet belangrijk niet urgent
Er is een rechtstreekse relatie tussen belangrijk werk dat je onder hoge tijdsdruk uitvoert en de behoefte aan het hebben van afleiding. Als je langere tijd onder druk werkt aan belangrijke werkzaamheden moet je even stoom afblazen; herkenbaar? Dan ga je even filmpjes kijken, of je instagram checken of facebook inspecteren of appen met je beste vriend. Alles om je gedachten even te kunnen resetten.
Twee tips:
1) Beperk de tijd die je hieraan besteedt tot een minimum!
2) Wen er niet teveel aan, want voor je het weet wordt je super-ineffectief, juist doordat je te hard gewerkt hebt.
Voor een werkdag of werkweek zou ik maximaal 70% werkbelasting nemen. Minder dan 40% leidt tot verveling en meer dan 70% tot overbelasting. En van overbelasting wordt je erg ineffectief, zo blijkt uit verschillende onderzoeken. En dat is nou juist niet de reden van al je harde werk. Als je beseft hoe het werkt kun je je erop instellen en zo met een slimmere aanpak je werkprocessen verbeteren. Dat is echt de moeite waard en kan je zomaar 10-20% meer tijd besparen. Tijd die je toch al niet over hebt als je ondernemer bent.
Lees ook: In 25 uur per week voor jezelf beginnen, hoe doe je dat?
Conclusie en toepassing
Door slim met je tijd om te gaan en grondig te bepalen waar je je tijd aan wilt besteden onderscheid je je al snel. De tijd die je hiermee wint geeft je mogelijkheid om verder te groeien en de tijd te besteden aan het werken aan je bedrijf in plaats van het werken in je bedrijf.
Door 70-80% van je tijd aan geplande werkzaamheden te besteden zul je beter werk afleveren en veel effectiever zijn. Bovendien levert het je de mogelijkheid op om flexibeler te zijn, omdat je de lat op ongeveer 70% belasting legt en je dus tijd overhoudt voor ad hoc zaken. Je wint tijd door minder de behoefte te hebben om afleiding te zoeken na een periode waarin je veel onder stress gewerkt hebt. Pas je dit niet toe dan levert dat veel stress op.
Volg onze programma’s
Wil je meer uit jezelf en je onderneming halen en ben je bereid je ambities en ondernemersbestaan kritisch te bekijken? Meld je dan aan voor een van onze programma’s. Naast individuele coaching bieden we nog veel meer interessante trajecten aan om het maximale uit jezelf te halen zónder dat je hier aan onderdoor gaat. Ons Captain Programma helpt jou om succesvol te zijn in maximaal 25 uur per week. Het is er juist voor ZZP’ers die nog niet maximaal de vruchten plukken van hun ondernemersbestaan.
Kortom, het is mogelijk om als ondernemer zonder financiële zorgen in het leven te staan. Ken je intrinsieke motivatie, je toevoegde waarde en ga voor een zinvol bestaan als ondernemer.
Coaching voor ondernemers
De mogelijkheden die je vanuit Werk en Vrijheid krijgt om 25 uur te werken en toch een minimaal gelijke omzet te behouden:
- Online training & coaching
- In 5 ijzersterke sessies de basis onder de knie
- Een volledig programma, op maat gemaakt
